Gestión de la información para gestionar conocimiento y el uso de tecnología de la Información (página 2)
Gestión del conocimiento: Proceso mediante el cual se desarrolla, estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización. (3)
El Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.
El Sistema se plantea "constituir un elemento dinamizador del desarrollo socialista y sostenible del país…, mediante la generación, transferencia, asimilación, adaptación, difusión, uso y comercialización de conocimientos científicos y tecnológicos", para contribuir a: elevar la eficiencia de la economía nacional, aumentar la calidad de vida de la población, incrementar y diversificar la exportación y la generación de divisas, sustituir importaciones, desarrollar la cultura productiva que aplique la ciencia y la tecnología, crear condiciones para asimilar y desarrollar nuevas tecnologías y otros objetivos. (4)
Lineamientos Generales de la Política de Ciencia e innovación Tecnológica. Lineamiento para mediano plazo.
Desarrollar la gestión de la información en el contexto de SCIT, que favorezca la creación de servicios y productos nacionales de información, como bienes económicos y el aprovechamiento racional de la misma como un recurso productivo en función del incremento de la eficacia, eficiencia y la competitividad de la economía y el perfeccionamiento de la sociedad.
Lineamientos específicos:
1- Promover el incremento y el fortalecimiento de la gestión de la información en los niveles requerido para el avance científico y tecnológico y el desarrollo sostenible del país.
2- Propiciar sistemas de vigilancia tecnológica que beneficien a los diversos actores sociales que participan en el SCIT, así como desarrollo de estudios prospectivos y análisis de las tendencias de la ciencia y la tecnología.
3- Fomentar una cultura del uso de la información como recurso estratégicos para el desarrollo de todas las actividades previstas en la implementación del SCIT que coadyuve a:
Soportar la generación, transferencia, asimilación, adaptación, difusión, uso, y comercialización de conocimientos científicos y tecnológicos, en estrecha relación con otras actividades de interfases como la gestión tecnológica y la propiedad industrial.
Lograr que los actores sociales del SCIT utilicen la información interna y externa para mejorar el proceso de la toma de decisiones, el desarrollo de la capacidad innovadora y la elevación de la eficacia, la eficiencia y la competitividad.
4- Ampliar y mejorar la producción de bienes y servicios de información y su distribución, a escala nacional e internacional, a partir de contenidos nacionales y extranjeros, y la aplicación de nuevas tecnologías que permitan satisfacer los niveles de demanda, la inserción ventajosa del país en la industria internacional de información, y el logro de la visibilidad de la visibilidad de la ciencia y la tecnología cubanas, y en general de desarrollo de nuestra sociedad.
5- Lograr la operación y desarrollo sostenido de redes telemáticas, brindando la información actualizada existente a profesionales, investigadores, y demás profesionales vinculados al SCIT.
6- Perfeccionar la formación y empleo de los recursos humanos en el sector de la información vinculado al SCIT.
7- Lograr la adecuada articulación y funcionamiento del Sistema Nacional de Información, que garantice el alcance de los objetivos anteriores. (4).
Política de Informatización de la Sociedad Cubana
"El uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) es un imperativo para el avance del país que permite elevar la competitividad, la eficiencia y la calidad de vida y requiere recursos financieros, humanos y materiales que han de utilizarse con eficacia y racionalidad". Este planteamiento forma parte del documento de Antecedentes y Necesidad para la creación de la Oficina de la Informatización de la Sociedad, organismo del Estado cubano encargado junto con el Ministerio de la Informática y las Comunicaciones de llevar a cabo las políticas nacionales de Informatización de la sociedad cubana. (5)
Estrategia: Concepto multidimensional que abarca todas las actividades críticas de la organización o de un sistema, que da un sentido de unidad, dirección y propósito, al mismo tiempo que facilita la realización de los cambios necesarios para lograr los objetivos propuestos.
La Política Nacional de Información.
La Política Nacional de Información (Política…, 1998) parte de que la estrategia de desarrollo de la economía cubana se basa en la elevación de la eficiencia económica, la descentralización de la economía, el desarrollo de esquemas de autofinanciamiento y el perfeccionamiento empresarial, a la vez que en el fortalecimiento de los mecanismos de control estatal. Los objetivos de la citada política son bases imprescindibles para la existencia de servicios serios y profesionales de información que posibiliten a las organizaciones la implantación de mecanismos de inteligencia empresarial. A grandes rasgos son los siguientes: creación de la infraestructura nacional de información, impulso a la producción y distribución de fuentes de información nacional, contribuir a la satisfacción de la demanda nacional de información, operación y desarrollo sostenido de las redes telemáticas, inserción del país en la industria de la información en el ámbito internacional, formación de los recursos humanos necesarios y fomento de la cultura informacional en la sociedad. En cualquier contexto, los estudios de prospectiva tecnológica y los servicios de inteligencia competitiva tecnológica, requieren de estas condiciones para desempeñarse exitosamente.
Teniendo en cuenta los conceptos básicos mencionados anteriormente y relacionados con el SCIT que aplica la institución, se propuso evaluar el accionar del centro de información científica de la institución y su influencia en la gestión de la ciencia y la innovación tecnológica del centro.
El valor agregado que puede añadir el uso correcto, dinámico y actualizado de la información científica en los procesos productivos e investigativos que lleva a cabo el centro a través de su programa de proyectos de investigación e innovación se ha visto afectados en años pasados por los siguientes factores:
Recorte del presupuesto para la adquisición de libros y publicaciones seriadas de impacto en las temáticas que integran el Plan temático de la institución.
Pobre equipamiento informático para el procesamiento de la información.
Poca preparación de los recursos humanos en la actividad.
Malas condiciones de trabajo para la conservación de los materiales en copia dura.
El objetivo de este trabajo es exponer la nueva estrategia en la gestión de la información para lograr gestionar conocimiento con el empleo de las tecnologías de informática y las comunicaciones, bajando los costos e incrementando la cartea de productos y servicios del centro información científica, el trabaja por lograr la satisfacción del usuario final, buscando una metodología para lograr medir el impacto de la misma.
Desarrollo:
Materiales y métodos
Se realiza un estudio de la situación actual del centro de Información científica de la institución y su relación con la División de informática y Comunicaciones.
Se actualiza la información sobre su Base de fuentes de información, su utilización y estadísticas.
Se utiliza la auditoria de medios informáticos, de información y las encuestas a usuarios.
Se propone metodología que comprende.
Actualización del estado de la gestión de los servicios que presta el centro de Información Científica.
Estudio del vínculo entre la diseminación de la información y la información científico técnica demandada.
Caracterización actualizada de los usuarios del centro.
Preparación del personal del centro en el uso de las nuevas tecnologías y sus bondades.
Medir el grado de satisfacción del cliente.
Gestionar la información para lograr gestión del conocimiento que se refleje en lograr impactos en el desarrollo científico y de innovación tecnológica de la institución.
Diseñar e implantar un funcionamiento novedoso del centro de información científica.
La gestión de la información para la generación de conocimiento y su consolidación, se logra mediante una adecuada explotación de datos e información.
Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que responde a preguntas tale como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora?; mientras que el conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?, es decir, todo aquello que generalmente se tiene pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito; el entender responde a preguntas como ¿por qué? lo cual permite mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se toman acciones vinculada a la acción de producir eficaz, eficiente y competitivamente y la sabiduría refleja el uso adecuado de todo lo aprendido en el proceso de toma decisión para la aplicación de una estrategia a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos; como se observa en la siguiente gráfica:
Fig. 1 Pirámide de administración de Conocimiento. Fuente Ackoff, Russell L. (1999).(7)
El aseguramiento informativo es uno de los subsistemas funcionales de un SCIT.
Se describe como:
Organiza el aseguramiento informativo, eficiente y confiable que permita la realización de acciones científicas y tecnológicas con el propósito de dar cumplimiento a las acciones propuestas en las direcciones estratégicas de la ciencia y la innovación tecnológica en el país. (5)
Considerando la importancia que tiene la gestión de la información para la aplicación de un SCIT, conociendo que sus actividades o líneas de trabajos fundamentales pueden ser:
Prestar servicios de información que permitan impulsar la generación de conocimientos para la búsqueda de soluciones a los problemas que enfrenta la organización.
Analizar su impacto sobre los resultados de las empresas e influir en el comportamiento de los individuos ante la información.
Desarrollar una cultura organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la información en función de los objetivos de trabajos y proyectos investigativos, de desarrollo o innovación tecnológica de la organización.
Realizado un estudio organizacional del trabajo se propone un cambio de plantilla de la institución, se decide pasar el centro de Información científica a la División de Informática y Comunicaciones, y darle así respuesta a objetivo directivo de gestionar la información científica de manera dinámica y con una aplicación de las tecnologías de información para suplir la falta de conectividad entre las áreas del centro.
Figura 2. Organigrama de la división de trabajo.
Los objetivos de trabajo planteados al Grupo de ICT son los siguientes:
Gestionar la Información Científica de la institución.
Brinda servicios con la calidad requerida. (Consultas de bibliografías, préstamos externos e internos, localización de publicaciones seriadas en catálogo colectivo, búsqueda automatizada etc.)
Creación y control de bases de datos de las publicaciones, de Tesis (Doctorados, Maestrías, Postgrados) y de trabajos Forum de Ciencia y Técnica.
Caracterización total de los usuarios.
Mantener una constante superación y preparación técnica de los recursos humanos que llevan la actividad.
Cumplir con la ética profesional.
Exigir por la higiene y limpieza del local.
Mantener actualizado el Registro de préstamos externos e interno de libros, revistas, soportes magnéticos, etc., y controles de la actividad.
La estrategia a seguir para la gestión de la información y del conocimiento en la institución es la de disminuir costos y plan de gasto de la actividad incrementando la cartera de productos y servicios teniendo como herramienta fundamental el uso eficiente, eficaz y competitivo de las TIC y del capital humano.
Planificación de actividades para llevar a cabo la estrategia
Primera parte: Estudio de los usuarios y sus necesidades.
1.1-Los usuarios y sus necesidades.
Categorías de usuarios.
Tipos de necesidades de información.
Segunda parte: Adquisición y procesamiento de información documentada.
1.2: Las adquisiciones.
1.2.1 La política de adquisición.
1.2.2. Las fuentes de documentos y servicios.
1.2.3. Procedimiento de adquisición.
1.3. El procesamiento de los documentos.
1.4 Recursos Humanos.
1.5. Servicios a los usuarios.
Tercera parte: Diseminación de la Información.
1.3: Estudio de factibilidad del aumento de la conectividad de todas las Unidades de Ciencia y Técnica (UCT).
1.3.1 Estudio y aplicación de las Tecnología de la Informática y la comunicación para la gestión de la Información científica –técnica.
Cuarta parte: Medición de las respuesta.
1.4. Medición de la satisfacción del cliente.
1.4.1 Medición de la presencia y uso de la información científica con las TICs.
1.4.2. Medición del impacto de la gestión de la información en el SCIT.
Acciones realizadas
Las tareas planificadas de la primera hasta la tercera parte se comienza ejecutar casi simultáneamente y la cuarta parte esta planificada para medirla en el segundo semestre del 2009.
Conectividad del CENPALAB.
El centro cuenta con una intranet con alrededor de 78 terminales conectadas y 92 usuarios de la misma, se conectan a través de cable de red, de líneas de teléfonos y otra por ciento de manera inalámbricas.
Ejemplo de distancia entre las distintas Unidades de trabajo.
Información Científica y Gnotobiología 231 mts, (0.23 km).
Información Científica e Ingeniería 741 mts ( 0.74 km).
Información Científica yA Convencionales 1281 mts. (1.28 km).
Información Científica yControl de Flota 1500 mts (1.50km)
Información Científica y Fábrica de Pienso. 592 mts ( 0.59 km).
Información Científica y Toxicología. 371 mts (0.37 km).
Información Científica y Primate no Humanos. 1081 mts ( 1.08 km)
Información Científica y Aseguramiento de la Calidad. 412 mts ( 0.41).
Se crea una sala de conectividad para tener acceso a la conexión a la intranet, a la Internet y al servidor de correo electrónico, para los usuarios que no tienen acceso físico a la misma.
Cuenta con tres puestos de trabajo.
Adquisición de recursos informativos.
Se hizo un estudio del comportamiento de las adquisiciones y se detecto que no se estaba haciendo uso adecuado y óptimos de las bondades que presta la conexión de Internet , para la localización de información especializada y que se encuentra libre para bajarla y poderla diseminar a los usuarios.
Se obtienen acceso al EBSCOhost . El CITMA nos suministra esta variante.
Se diseña e implementa un Boletín de Nuevas Adquisiones.
Objetivo que persigue, dar a conocer mensualmente las nuevas adquisiciones y recursos informativos con que cuenta el centro para su conocimiento y puesta a disposición de los usuarios.
Se crea boletines informativos con frecuencia diaria de noticias nacionales.
Se trabaja en el diseño de un Boletín de Vigilancia tecnológica en las temáticas fundamentales del Plan de aseguramiento temático del centro.
Se colabora con la producción del Boletín digital de la Sociedad Cubana de la Ciencia de los Animales de laboratorio (SCCAL)
Se crea boletín de frecuencia semanal de diseminación de artículos de opinión.
Se procede a la compra de dos libros fundamentales para la Ciencia de los Animales de Laboratorio, los cuales ya están digitalizado para su consulta y acceso por todo el especialista que lo necesiten, en la página Web de la institución.
Diseminación de la información.
La vía para diseminar es el correo electrónico y la pagina Web del centro.
Se crean varios enlaces en la Página Web del centro relacionados con la gestión de la información científica.
Figura 3. Enlace a los Servicios de Información Científica en la página Web de la institución.
¿Por qué usar una Intranet?
La intranet es una herramienta de conectividad cuyo gasto se considera mínimo comparándolo con la posibilidad de acceso que brinda a los usuarios que pueden acceder a la información depositada en la misma, elimina distancias y ahorra tiempo de acceso a la información. Permite la diseminación de la información a la distancia de un clic.
En la sala de conectividad de la institución los usuarios tienen la posibilidad de acceder a una relación de sitios y bases de datos con acceso libre que permiten consultas y búsquedas de calidad y que permiten gestionar información para gestionar el conocimiento.
Existe una relación de alrededor 120 sitios y/o bases de datos con acceso libre, esta se actualiza mensualmente y constituye una fuente de información para el aseguramiento informativo de Plan Temático del instituto.
Ejemplo de sitios vinculados con la temática de la Ciencia de los Animales de Laboratorio.
Recursos Informativos de veterinaria.
Bases de datos de libre acceso.
AGRICOLA: the National Agricultural Library's database of agriculture and allied disciplines
http://agricola.nal.usda.gov/
Canary: Animals as Sentinels of Human Environmental Health Hazards
http://canarydatabase.org/
CONSULTANT: online diagnostic support system for veterinary medicine from the Cornell University College of Veterinary Medicine
http://www.vet.cornell.edu/consultant/consult.asp
FDA Approved Animal Drug Products (Green Book)
http://www.fda.gov/AnimalVeterinary/Products/ApprovedAnimalDrugProducts/ucm042847.htm
Foreign Animal Disease (Gray Book): University of Georgia, College of Veterinary Medicine
http://www.vet.uga.edu/vpp/gray_book02/
NCBI Genetics Databases Search Page
http://www.ncbi.nlm.nih.gov/gquery/gquery.fcgi?itool=toolbar
International Veterinary Information Service (IVIS) (requires free registration)
http://www.ivis.org
Search the NLM collection using LocatorPlus at http://locatorplus.gov
or NLM Catalog at http://www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query.fcgi?DB=nlmcatalog
Merck Veterinary Manual
http://www.merckvetmanual.com/mvm/index.jsp
PrimateLit
http://primatelit.library.wisc.edu/
Características y Beneficios de la Intranet :
La Intranet tiene las siguientes características:
? Rápido Diseño.
? Escalabilidad.
? Fácil navegación.
? Accesible para la mayoría de las plataformas de cómputo.
? Adaptable a los sistemas de información internos.
? Uso de multimedia.
? Elevada capacidad de almacenamiento en los servidores de la intranet.
? Permite control de uso y aplicación de las políticas de Seguridad Informática centralmente.
Los beneficios para la empresa son:
? Requiere poca inversión para su inicio.
? Ahorra tiempo y costos en comparación de la distribución de información tradicional (papel).
? Tiene una interfase sencilla y flexible (vínculos).
? Reduce el tiempo de aprendizaje de los usuarios.
? Presenta diferentes tipos de información: texto, gráficas, sonido y vídeo.
Estudio de los usuarios.
A través de encuesta y de visitas presénciales se hizo y todavía esta en ejecución un estudios de la caracterización de nuestros usuarios.
De esta consulta sale como un resultado esperado y mejorado una cartera de servicio actualizada para el centro de ICT.
Cartera de servicios.
Atención a los usuarios en el centro presencial.
Búsqueda de información en INTERNET.
Chequeo del buzón de correo electrónico corporativo.
Consulta de la página Web del CENPALAB.
Servicio de Información a Directivos.
Servicios de documentos digitalizados.
Apoyos a actividades docentes, investigativas y científicas de la institución.
Localización de documentos dentro o fuera del centro.
Préstamos en sala de lectura.
Préstamos interbibliotecarios.
Préstamos externos.
Entrega de la información vía correo electrónico donde la tecnología lo permita.
Boletín de información Científico Técnica así como acontecimientos del ámbito nacional e internacional.
Educación a usuarios.
Actualización del Antivirus.
Base de datos de Tesis y Publicaciones.
Boletín de nuevas adquisiciones.
Sala de conectividad.
Servicio de vigilancia tecnológica (en fase de prueba)
Según Cornella la información es fuente de poder (o, como dijo Francis Bacon, "Knowledge is power"). Se cita " No podemos ser tan ingenuos como para creer que la utilización de la información en las organizaciones sigue solamente criterios profesionales. Disponer de una información en exclusiva confiere poder, de manera que las organizaciones tienden a desarrollar espontáneamente la opacidad informacional más que la transparencia, y a estimular la retención individual de información más que su compartición. En otras palabras, la transparencia y la compartición de información no aparecen de forma natural; para conseguirlas, la organización tiene que diseñar y aplicar una política al respecto. En este sentido, es preciso recordar que la información está normalmente acumulada en las cabezas de las personas, que se constituyen, pues, en contenedores humanos de conocimientos (hasta el punto, por ejemplo, de que la mejor forma de trasladar conocimientos de uno a otro lugar es moviendo a las personas que los tienen) y que las organizaciones no poseen a sus miembros. O sea, que sólo una política de estímulo de la transparencia y compartición puede conseguir una transparencia y compartición reales. Y quizás ese estímulo pasa por formas innovadoras de compensación por la contribución informacional: recibes más (en forma de reconocimiento, de prestigio, o, por qué no, también en forma de salario complementario) si aportas más información y conocimientos. (6)
La estrategia diseñada y aplicada en la gestión de la información para la gestión del conocimiento como política plantea la diseminación y el acceso libre a la mayor cantidad de información disponible de calidad y con rigor científico acorde a los programas de ciencia y técnica que lleva a cabo la institución, se trabaja por el aseguramiento de todas las líneas informativas pero se prioriza la de la ciencia de los Animales de Laboratorio debido a que la institución es rector de las políticas dentro del Sistema Nacional de Animales de Laboratorio, SNAL.
Este conocimiento es un activo intangible de la institución, que genera valor y se le denomina Capital Intelectual.
El proceso de Gestión del Conocimiento tiene cuatro pasos fundamentales:
Generación y Captura de la información
Organización y almacenamiento de esta información de una forma estructurada y accesible a los miembros de la organización.
Difundir y transferir el conocimiento, hacerlo llegar a las personas que lo necesitan, ya sean de dentro o de fuera de la empresa.
La aplicación y utilización del conocimiento, utilizándolo en los procesos de la organización para convertirlo en el saber hacer de la empresa.
En la actualidad se trabaja por recopilar, completar , procesar y poner a disposición de los usuarios de la base de datos sobre el conocimiento acumulado en la institución a través de las publicaciones de los especialistas e investigadores, de las tesis de maestría y de doctorados discutidos, de todo el cúmulo de trabajo de ponencias presentadas en los eventos de forum de ciencia y técnica de base , de municipio , provincia y de nacional, como fuente de información y conocimiento , creando el intangible de capital intelectual y de cuidado de la memoria histórica de la institución. Se trabaja en el diseño e implementación de un sistema de gerencia de capital intelectual junto al sistema de gestión de información aplicado.
Resultados y recomendaciones
Entre los resultados esperados para la aplicación de la estrategia mencionada:
Se crea una sala de conectividad.
Se crea el Boletín de nuevas adquisiciones.
Se crea dentro de la Pagina Web del centro enlaces vinculado a la actividad de la gestión de la información científica.
Se prueba y se demuestra el uso, dinamismo y con eficacia del empleo de las tecnologías de la Informática y las comunicaciones para la gestión de la información científica y técnica y del conocimiento.
Recomendaciones.
Continuar mejorando e innovando en la búsqueda de la información científica "oculta" en la Internet.
Promover y realizar la capacitación de los usuarios en las diferentes modalidades de uso de las NTI, para un uso eficaz y eficiente de estas tecnologías para la gestión de la ICT.
Medir el grado de satisfacción de los usuarios, y mejorar los indicadores obtenido.
Trabajar en la creación de bases de datos internas para el manejo de la información científica y en acceso a las libres en el universo de Internet.
Estudiar , proponer y aplicar un sistema de gestión del capital intelectual , mejorando el sistema de gestión de la información en el contexto actual del uso de las Tecnología de informática y las comunicaciones.
Bibliografía
1 –ISO 9000-2000. Directrices para la selección y utilización de las normas para la gestión de la calidad y el aseguramiento de la calidad. Ginebra: ISO; 2000.
2- Rodolfo Faloh Bejerano, M. d. l. C. F. d. A. (2006). Gestión de la innovación. Una visión actualizada para el contexto Iberoamericano. La habana, Cuba, Editorial Academia
3 -Pérez Rodríguez Y, Coutin Domínguez A. La gestión del conocimiento un nuevo enfoque en la gestión empresarial. Disponible en: http://cis.sld.cu/E/monografías/gestión.html (Acceso el 22 de noviembre 2001).
4- Documentos rectores de la ciencia y la Innovación tecnológica. La habana, Cuba, 2001. Material de Consulta de la Asignatura Gerencia de la innovación. Impartida por la Dra. Nidia Sánchez Puigberten curso de la Maestría de Gerencia de la Ciencia y la Innovación Tecnológica (MGCI)
5- Oficina para la Informatización de la Sociedad, (2003). Antecedentes y necesidad. Disponible en: http://www.infosoc.cu/.
6 Alfons Cornella. (1999 13/07/99). "La gestión de la información en las organizaciones " Infonomics.net Retrieved 2001, from Infonomics.net
7- García Benavides G. y. Guerrero M.P, (2007) Las tecnologías de información como mediadoras en la gestión de conocimiento para la consolidación de memoria a largo plazo. II Congreso Distrital de Informática Educativa octubre de 2007
Autor:
Msc Ing. Beatriz Hernández Sigler
Colaboradoras:
Lic. Magdalys Leyva León,
Tec. Silvia González Tornet.
CENPALAB. Cuba.
Teléfono: 6837259, Fax: 6839058.
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